Langsung ke konten utama

Komunikasi Instruksi Kerja

Ilustrasi Komunikasi Instruksi Kerja

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki budaya komunikasi yang berbeda-beda. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor-faktor kepemimpinan yang ada pada perusahaan tersebut. Jika seorang pemimpin bersifat otoriter, komunikasi yang diterapkan cenderung pada komunikasi satu arah, diamana pemimpin memberi instruksi-instruksi kerja dan bawahan hanya menjalankan sesuai dengan instruksi tersebut. Sedangkan pemimpin yang selalu mengutamakan partisipasi bawahannya sebelum memutuskan apa yang harus dikerjakan, komunikasi dua arah merupakan hal yang lazim digunakan pada perusahaan tersebut.  Bagian berikut ini akan menguraikan apa yang dimaksud dengan komunikasi, serta bagaimana komunikasi itu sendiri sebagai suatu ilmu yang telah dipelajari sejak dahulu kala.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Sejarah komunikasi, pada awal kehidupan di dunia, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit. Pada binatang, selain untuk seks, komunikasi juga dilakukan untuk menunjukkan keunggulan, biasanya dengan sikap menyerang. Munurut sejarah evolusi sekitar 250 juta tahun yang lalu munculnya "otak reptil" menjadi penting karena otak memungkinkan reaksi-reaksi fisiologis terhadap kejadian di dunia luar yang kita kenal sebagai emosi. Pada manusia modern, otak reptil ini masih terdapat pada sistem limbik otak manusia, dan hanya dilapisi oleh otak lain tingkat tinggi.

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, transaktif, bertujuan, atau tak bertujuan. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industiralisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri. Mencari teori komunikasi yang terbaikpun tidak akan berguna karena komunikasi adalah kegiatan yang lebih dari satu aktivitas. Masing-masing teori dipandang dari proses dan sudut pandang yang berbeda dimana secara terpisah mereka mengacu dari sudut pandang mereka sendiri.

Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell, komponen-komponen komunikasi adalah:
  • Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
  • Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
  • Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
  • Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
  • Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
  • Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses Komunikasi

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.
  1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.
  2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.
  3. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
  4. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.

Peralatan Komunikasi

Alat komunikasi di proyek yang paling sering digunakan adalah Handy Talkie atau yang biasa disingkat dengan HT, yang sesungguhnya di beberapa negara termasuk yang mengembangkan alat komunikasi ini disebut dengan Walkietalkie. Walkie-talkie (secara formal dikenal sebagai hanheldtransceiver) merupakan alat komunikasi yang dapat dibawa kemana-mana dan portable, serta memiliki kemampuan sebagai radio penerima sekaligus pengirim berita (two-way radio transceiver). Alat komunikasi ini dikembangkan selama Perang Dunia II, oleh beberapa ahli teknik seperti Canadian Donald L. Hings, Insinyur Alfred J. Gross dan tim ahli teknik pada perusahaan Motorola. Beberapa diantaranya didesain untuk kepentingan militer, dan setelah perang dunia II, berkembang penggunaannya untuk keperluan pengamanan publik dan pada akhirnya untuk kebutuhan komersial dan pekerjaan-pekerjaan di lapangan, seperti salah satunya digunakan pada proyek konstruksi. Karakteristik Walkie-talkie diantaranya sinyal half-duplex (hanya satu pengirim pada saat yang sama, dan dapat didengar oleh beberapa orang) dan tombol push-to-talk (P.T.T) untuk memulai transmisi.

Penemuan Handie-Talky atau Walkie Talkie tidak lepas dari sejarah perkembangan telepon yang ditemukan pertama kali oleh Graham Bell. Disamping itu, sesuai dengan perkembangan zaman, setelah munculnya Walkie Talkie, muncul pula alat komunikasi lain yang sifatnya lebih personal, yaitu telpon seluler atau telpon genggam (dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Mobile Phone).  Telepon Selular atau biasa kita sebut handphone berarti sebuah alat elektronik yang mudah dibawa dan digunakan sebagai alat komunikasi jarak jauh. Dalam penggunaannya telepon seluler harus dihubungkan dengan jaringan seluler dari base stations.

Manfaat Masukan Tentang Pelaksanaan Instruksi Kerja

Masukan tentang pelaksanaan instruksi kerja mempunyai tujuan, Tujuannya agar orang itu mau mengikuti permintaannya. Dalam dunia kerja instruksi adalah hal  biasa yang dilakukan oleh seseorang sesuai dengan statusnya. Namun di sisi lain mengapa ada orang yang menolak instruksi dari orang lain? Nah ini ada kaitannya dengan derajat pemahaman tentang instruksi itu sendiri. Juga karena  kurangnya pemahaman tentang pentingnya suatu tugas dilaksanakan.

Kalau instruksi dilakukan, misalnya oleh seorang manajer, maka tujuan pemberian instruksi adalah agar setiap pekerja memahami apa yang ingin dikerjakan dan mengapa hal itu penting. Dalam hal ini instruksi  diartikan sebagai  petunjuk untuk mengerjakan sesuatu sesuai dengan prosedur operasi standar. Dengan demikian para subordinasi disamping memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang seharusnya dikerjakan  juga untuk meningkatkan komitmennya. Untuk itu beberapa hal yang biasa dipertanyakan adalah apa yang akan dikerjakan dan kaitannya dengan unsurunsur mutu, jumlah,  waktu, dan keamanan produk. Pertanyaan lainnya adalah mengapa orang-orang tertentu diminta untuk mengerjakannya; mengapa tugas itu dinilai penting; dan bagaimana mengerjakannya.

Karena pemberian instruksi itu merupakan suatu proses komunikasi maka keberhasilannya sangat bergantung pada unsur-unsurnya seperti sikap atau tampilan manajer (pemberi instruksi), ketepatan dan kejelasan isi instruksi, media atau salurannya apa, siapa yang akan mendapat instruksi, derajat kebisingan, dalam situasi seperti apa instruksi itu diberikan, dan apa saja simbol-simbol yang digunakan. Dalam prakteknya maka ada beberapa taktik agar pemberian instruksi kepada pekerja oleh manajer dapat berjalan efektif.
  • Pilihlah pekerja tertentu yang memang tepat untuk diberi instruksi. Dengan kata lain perlu dipertimbangkan aspek-aspek yang menyangkut kemampuan, minat, dan keinginan dari pekerja untuk melaksanakan instruksi.
  • Uraian tugas yang diberikan lewat instruksi benar-benar harus dipahami oleh pihak pekerja. Kalau dirasakan ada keragu-raguan dari pekerja tidak ada salahnya dilakukan penjelasan ulang tentang instruksi. Jangan segan untuk memberi kesempatan kepada pekerja untuk bertanya atau bahkan menanggapi tentang isi instruksi.
  • Manajer perlu mempertimbangkan faktor situasi dalam pemberian instruksi. Adalah bijak kalau manajer tidak memberi instruksi kepada pekerja tertentu ketika yang bersangkutan sedang dilanda emosi berat misalnya sedang marah atau sedih. Jangan sampai timbul kesan bahwa manajer tidak memiliki empati. Pendekatan persuasi dan murah senyum sangat dianjurkan.
  • Menghindari reaksi negatif seperti adanya kesan tindakan diskriminasi kepada pekerja. Kalau tidak diantisipasi lewat-lewat penjelasan terinci maka yang dikhawatirkan adalah munculnya friksi-friksi di antara pekerja. Atau malahan friksi antara pekerja dan manajernya. 
  • Setiap pemberian instruksi perlu dilakukan pemantauan sejauh mana tugas telah dilaksanakan pekerja dengan baik. Pemantauan ini perlu dilakukan untuk memperkecil deviasi antara isi instruksi, proses, dan hasilnya. Akhirnya hasil pemantauan dan evaluasi pelaksanaan instruksi akan dipakai untuk memperbaiki rencana operasional pemberian tugas-tugas berikutnya.

Pelaksanaan Instruksi Kerja

Hasil penyelidikan kecelakaan kerja yang dilakukan oleh U.S Bureau Of Labour Statistic (BLS) melaporkan bahwa  :
  • 71 % dari pekerja yang mendapat luka dikepala mengatakan, mereka tidak mendapat instruksi mengenai keselamatan pekerjaannnya.
  • 61% dari pekerja yang terluka pada saat melakukan service peralatan mengatakan mereka tidak mendapat informasi mengenai lockout prosedur.
  • 19% dari pekerja yang terluka pada saat menjalankan mesin pemotong mengatakan mereka tidak mendapat pelatihan untuk menggunakan peralatan.
Dari informasi tersebut dapat disimpulkan berapa pentingnya member instruksi kerja yang tepat, informasi yang cukup, dan pelatihan yang baik kepada pekerja agar mereka dapat bekerja dentan baik dan aman, Instruktur kerja yang tepat tidak hanya menyangkut kepentingan akan keselamatan tetapi lebih luas lagi akan berpengaruh terhadapat peningkatan produktifitas kerja, pengontrolan biaya dan kualitas dari hasil kerja itu sendiri. Tingkat keefektifan seorang pekerja dan team leader tergantung pada sejauh mana kehandalan setiap pekerja didalam kelompoknya mengerti akan tugasnya serta melaksanakan denan efisien dan produktif
Instruksi kerja yang tepat adalah bagaimana membimbing pekerja untuk bekerja dengan benar, cepat, akurat dan aman, yang dalam pelaksanaannya tentu akan membutuhkan perhatian, waktu dan usah. Tetapi inilah salah satu jawaban yang tepat terhadap banyaknya masalah yang dihadapi team leader, Instruktur yang tepat merupakan cara yang efektif untuk menggantikan kebiasaan belajar sambil mencoba-coba yang sering dilakukan oleh pekerja, Tujuan member Instruki kerja yang tepat adalah:
  • Memotivasi pekerja untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar. 
  • Memastikan bahwa pekerja mempunyai kemampuan dan mengerti bagaimana cara mengerjakan pekerjaannya dengan baik dan benar.


-------------------------------
Materi disadur dari:MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR KONTRUKSI BIDANG ARSITEKTUR SUB SEKTOR ARSITEKTUR LANSKAP JABATAN KERJA PERANCANG LANSKAP : "PENERAPAN KOMUNIKASI DI  TEMPAT KERJA"