Langsung ke konten utama

Pelaksanaan Pekerjaan Persiapan

 1. Tinjauan Umum

1.1. Pengertian dan Tujuan

Pelaksanaan pekerjaan persiapan merupakan salah satu proses dari seluruh rangkaian pekerjaan perancangan dalam arsitektur. Proses tersebut terkait erat dengan kondisi lapangan dan jenis proyek rancangan yang akan dikerjakan. Setiap proyek rancangan adalah unik, tidak ada dua proyek yang sama persis. Semua jenis proyek perancangan arsitektur umumnya dimulai dengan pelaksanaan pekerjaan persiapan. Salah satu kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan persiapan adalah penyusunan rencana lapangan (perencanaan site plan).

Rapat Persiapan Perencanaan Pembangunan Desa
Sumber Foto : Dokumentasi RKP Desa Lodtunduh Tahun 2018

Pelaksanaan pekerjaan terdiri dari beberapa aspek yang perlu diperhatikan antara lain:
  • Melakukan tinjauan terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK)  atau Term Of Reference (TOR).
  • Melakukan studi literatur.
  • Membuat program kerja.

1.2. Prinsip

Prinsip dalam persiapan pekerjaan adalah:
  • Mengenal dan memahami pekerjaan yang akan dilakukan.
  • Mengetahui potensi bahaya yang bisa timbul dari setiap tahapan pekerjaan yang akan dilakukan.
  • Melaksanakan kegiatan sesuai dengan ketentuan dan peraturan K3 secara konsisten.
Dengan mengetahui dan melaksanakan ketiga hal tersebut di atas akan tercipta lingkungan kerja yang aman dan terhindar dari terjadinya kecelakaan kerja, baik manusianya maupun peralatannya

1.3. Sasaran

Pentingnya melaksanakan pekerjaan persiapan dalam proses pekerjaan perancangan agar dalam tahapan selanjutnya, perancang atau arsitek tidak menyimpang dari apa yang tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) serta mencapai tujuan dan sasaran yag dikehendaki dalam rancangan arsitekturnya.

2. Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR)

2.1. Isi Kerangka Acuan Kerja

Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang berisi penjelasan/ keterangan mengenai kegiatan yang diusulkan untuk dianggarkan dan perkiraan biayanya. Komponennya terdiri dari uraian mengenai:
  • Apa (What),
  • Mengapa (Why),
  • Siapa (Who),
  • Kapan (When),
  • Lokasi (Where),
  • Bagaimana (How), dan
  • Berapa Perkiraan Biaya (How Much) yang dibutuhkan suatu kegiatan.

2.2. Pengelompokkan Jenis Pekerjaan dalam Kerangka Acuan Kerja

KAK sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut: 
  • Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai proyek/kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi:
    • Latar belakang proyek,
    • Maksud dan tujuan,
    • Lokasi,
    • Sumber pendanaan, dan
    • Instansi pelaksana dan organisasi pelaksana proyek/kegiatan.
  • Data penunjang berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek/kegiatan, antara lain :
    • Data dasar,
    • Standard teknis,
    • Studi-studi yang pernah dilaksanakan, dan
    • Peraturan atau perundang-undangan yang harus digunakan.
  • Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang memberikan gambaran mengenai:
    • Tujuan yang ingin dicapai,
    • Keluaran yang akan dihasilkan,
    • Keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran yang lain,
    • Peralatan dan material yang harus disediakan oleh konsultan,
    • Lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada konsultan,
    • Perkiraan waktu penyelesaian jasa konsultansi,
    • Kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan,
    • Perkiraan keseluruhan tenaga ahli/tenaga pendukung yang diperlukan (man-months), dan
    • Jadwal setiap tahapan pekerjaan.
  • Jenis dan jumlah laporan yang diisyaratkan, antara lain :
    • Laporan Pendahuluan,
    • Laporan Sela,
    • Laporan Bulanan,
    • Laporan Persiapan, dan
    • Laporan Akhir.
  • Ketentuan bahwa kegiatan konsultansi harus dilaksanakan di Indonesia, kecuali untuk kegiatan tertentu dapat dilaksanakan di luar Indonesia.
  • Hal-hal lain seperti :
    • Fasilitas yang disediakan oleh instansi pelaksana untuk membantu kelancaran tugas konsultan,
    • Persyaratan kerjasama dengan konsultan lain (apabila diperlukan), dan
    • Pedoman tentang pengambilan data lapangan.

Informasi yang disajikan dalam KAK dapat berfungsi sebagai : 
  • Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. 
  • Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tupoksi. 
  • Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut.

Komponen/ Substansi yang harus dirumuskan dan diperhatikan dalam KAK adalah:
  • What, menguraikan mengenai kegiatan dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud.
  • Why, menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada Tupoksi–nya.
  • Who, menjelaskan tentang penanggung jawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut.
  • When, menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan.
  • Where, menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan.
  • How Long, menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan.
  • How, menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan termasuk metode yang akan digunakan.
  • How Much, menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB).

2.3. Daftar Simak Kerangka Acuan Kerja

Sebelum membuat dan  menyelesaikan Kerangka Acuan Kerja (KAK) /  Term Of Reference (TOR), sebaiknya dibuat terlebih dahulu daftar simak. Daftar Simak tersebut sangat bermanfaat untuk mempermudah dan membantu dalam menyelesaikan  substansi materi yang akan dituliskan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) /  Term Of Reference (TOR)

Contoh daftar simar telihat dalam tabel dibawah ini:
  1. Pendahuluan
    • Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai proyek/kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi: latar belakang proyek, maksud dan tujuan lokasi, sumber pendanaan, instansi pelaksana dan organisasi pelaksana proyek/kegiatan.
  2. Maksud dan Tujuan
    • Menguraikan tentang Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang akan dihasilkan, keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran yang lain, peralatan dan material yang harus disediakan oleh konsultan, lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada konsultan, perkiraan waktu penyelesaian jasa konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh konsultan, perkiraan keseluruhan tenaga ahli/tenaga pendukung yang diperlukan (man-months), dan jadwal setiap tahapan pekerjaan.
  3. Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang, serta Alih Pengetahuan
    • Menguraikan Lingkup Kegiatan, Lokasi proyek, Data dan Fasilitas Penunjang, serta Alih Pengetahuan.
  4. Pentahapan
    • Menguraikan tentang pentahapan proses penyelesaian perancangan yang hendak dihasilkan yang meliputi: Pekerjaan pendahuluan / persiapan survei, Pelaksanaan Survei, Kompilasi data, Analisis dan konsep, Draft rancangan, Laporan akhir.
  5. Jangka Waktu Pelaksanaan dan Kebutuhan Tenaga Ahli
    • Waktu yang disediakan untuk melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan dalam ....... bulan kalender.
  6. Keluaran
    • Keluaran/Output yang diminta dari Konsultan.
  7. Tugas dan Tanggung Jawab Konsultan
    • Menguraikan batasan tugas dan tangung jawab konsultan dan tangung jawab pemberi tugas.
  8. Program Kerja
    • Menguraikan tentang program kerja yang perlu dilakukan oleh konsultan yang meliputi Jadwal kegiatan secara terperinci, Alokasi tenaga yang dibutuhkan (disiplin ilmu dan jumlahnya) yang antara lain terdiri dari kebutuhan tenaga ahli dan kebutuhan tenaga penunjang.
  9. Sistem Pelaporan dan Diskusi
    • Menguraikan perlunya adanya pelaporan yang diberikan secara bertahap sesuai dengan tahapan penyelesaian pekerjaan sebagai kontrol dan pertanggung jawaban dari pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi yang meliputi, Laporan Pendahuluan (Inception Report), Laporan Antara (Interim Report), Konsep Laporan Akhir (Draft Final Report), Laporan Akhir (Final Report), Ringkasan Laporan Akhir (Executive Summary Report).
  10. Penutup
    • Menguraikan bahwa konsultan diminta mempelajari segala informasi dan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan pekerjaan perancangan dimaksud.
  11. Pengesahan
    • Menguraikan tentang tanggal Kerangka Acuan Kerja dibuat dan tandatangan dan nama jelas serta Nomor Induk Pegawai (NIP) dari Kuasa Pengguna Anggaran dan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan.

2.4. Tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja

Tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) /  Term Of Reference (TOR)  biasa disebut Usulan Teknis disingkat USTEK. Pentingnya Ustek dalam sebuah pekerjaan perancangan adalah untuk melihat sejauh mana konsultan memahami KAK yang diberikan.

Uraian dalam Usulan Teknis terdiri dari:
  • Data Latar Belakang Perusahaan  meliputi  Bidang Kegiatan Perusahaan, Organisasi Perusahaan, Personil Perusahaan, Rekanan, Pengalaman Kerja.
  • Pendahuluan meliputi, Tanggapan terhadap Latar Belakang Proyek, Maksud dan Tujuan Pekerjaan, Lingkup Pekerjaan,  Standar Teknis yang diusulkan, Kondisi Umum Pekerjaan dan Permasalahannya, Nama Pekerjaan, Pemilik Pekerjaan, Waktu Pelaksanaan.
  • Tanggapan Terhadap Kerangka Acuan Tugasdapat ditambahkan Apresiasi dan Inovasi.
  • Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan meliputi, Penjelasan Umum, Tahap Perancangan Arsitektur.
  • Rencana Pelaksanaan Pekerjaan meliputi Organisasi dan Manajemen Tim Pelaksana Pekerjaan,  Tahap Pelaksanaan Proyek, Ketentuan dan Jadwal Penugasan Personil, Tugas dan Tanggung Jawab Personil.
  • Pekerjaan Pelaporan meliputi Pelaporan, Dokumen Pelelangan, Master Gambar Rencana, Penyerahan laporan-laporan / hasil pekerjaan.
  • Penutup

Hal-hal  yang perlu diperhatikan dalam merumuskan KAK/TOR agar mendapat penilaian baik  adalah:
  • Penilaian Usulan Teknis dilakukan dengan cara memberikan nilai angka terhadap dokumen usulan teknis dengan memperhatikan bobot yang diberikan pada unsur-unsur yang dinilai.
  • Unsur-unsur pokok yang dinilai adalah : Pengalaman Perusahaan, Pendekatan dan Metodologi, serta Kualifikasi Tenaga Ahli (bersertifikat dari lembaga sertifikasi yang diakui).
  • Dalam penilaian ketiga unsur diatas perlu diperhatikan pentingnya aspek pengenalan (familiarity) atas tata cara, aturan, situasi, kondisi (custom), dan bahasa di Indonesia. Usulan yang mengandung personil yang lebih memahami aspek-aspek tersebut di atas diberikan nilai lebih tinggi.

Penilaian dilakukan dengan pembobotan dari masing-masing unsur dengan jumlah maksimum 100 dan rentang Pembobotan masing-masing unsur dapat diberikan sebagai berikut :

Unsur:
  • Pengalaman perusahaan.
  • Pendekatan dan metologi.
  • Kualifikasi tenaga ahli


Penetapan bobot yang digunakan untuk masing-masing unsur, dalam rentang tersebut diatas berdasarkan jenis pekerjaan jasa yang akan dilaksanakan. Untuk jasa studi analisis perlu diberikan penekanan kepada pengalaman perusahaan dan pendekatan metodologi, sedangkan untuk jasa supervisi dan perencanaan teknis penekanan lebih diberikan kepada kualifikasi tenaga ahli.

--------------------------
Materi disadur dari:
MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKTOR KONTRUKSI BIDANG ARSITEKTUR SUB SEKTOR ARSITEKTUR LANSKAP JABATAN KERJA PERANCANG LANSKAP : PELAKSANAAN PEKERJAAN PERSIAPAN